Properta Asianajotoimisto Oy
Properta Asianajotoimisto Oy
Heidi Savia, toimitusjohtaja
Käytössä: CSI Lawyer pilvestä 2017-
Hyödyt: monipuolinen ja looginen toiminnallisuus, käyttäjäystävällisyys, ohjelmiston kehittyminen
Vuoden 2017 alussa aloittanut Properta on vuoden aikana kasvanut seitsemästä työntekijästä kuuteentoista ja kerännyt joukon kansainvälisiä tunnustuksia immateriaalioikeuksien ja kiinteistöjuridiikan osaajana. Huippuosaamisen ohella toimisto panostaa hiottuun toimintamalliin ja erinomaiseen asiakaspalveluun.
Toimeksiantojaan Properta hallinnoi pilvipalveluna käytettävällä CSI Lawyer –ohjelmistolla. Koska työkalu oli työntekijöille jo aiemmista työpaikoista tuttu ja toimivaksi todettu, sen käyttöönotto oli Propertalle luonteva päätös. Kun työkalun tarjoamat mahdollisuudet olivat jo ennestään tiedossa, uuden yhtiön resurssit voitiin suunnata kokonaisvaltaisesti varsinaisen toiminnan käynnistämiseen.
CSI Lawyerin toiminnallisuutta hyödynnetään Propertassa monipuolisesti. Käytössä ovat muun muassa asiakkaiden tunnistaminen, toimeksiantojen luonti avauspyynnön kautta, fataljien käyttö määräaikojen hallinnassa, laskutusaineiston viimeistely koelaskuja kierrättämällä, verkkolaskutus sekä postituslistat eri markkinointitarkoituksiin.
Päätöksenteon suoraviivaisuus, matala organisaatio ja tietojen läpinäkyvyys korostuvat toimitusjohtaja Heidi Savian kertoessa toimiston toimintatavoista. Alussa juristit hoitivat koko toimeksiantoprosessin alusta loppuun, mutta nykyään juristien tekemien toimeksiantojen avauspyyntöjen tarkistamisen, asiakkaan tunnistamisen tallentamisen ja laskuttamisen hoitaa toimistopäällikkö.
Propertan periaatteena on, että CSI Lawyer on käytössä toimiston jokaisella työntekijällä. Irrallisten exceleiden pyörittelyn sijaan kaikki mahdollinen tehdään suoraan ohjelmistossa, koska keskittämällä tiedot yhteen paikkaan vähennetään toimiston haavoittuvuutta. Toimistohenkilökunta voi esimerkiksi viettää vuosilomansa rauhassa, koska tarvittaessa juristit voivat hoitaa laskutuksen.
Laskutuksen sujuminen askarrutti etukäteen Propertaa, mutta monissa toimistoissa työlääksi koetusta urakasta selvittiinkin CSI Lawyerin avulla vajaassa päivässä. Propertan laskutusprosessia nopeuttaa se, että juristit pyrkivät tekemään toimenpidekirjaukset heti ja mahdollisimman laadukkaasti, joten koelaskuihin tarvitsee vain harvoin tehdä korjauksia. Ja jos tarvitsee, korjaukset tehdään koelaskun kierrätysprosessin kautta suoraan ohjelmistoon. Paperitulostamista ei tarvita missään vaiheessa, kun laskut lähetetään verkkolaskuina ja sähköpostilla.
Tietojen läpinäkyvyyttä pidetään toimistossa tärkeänä eikä siitä haluta tinkiä. Koska työntekijät tekevät monipuolisesti kaikkea, heillä tulee vastaavasti olla pääsy jokaiseen raporttiin.
”Pystyn itse suosittelemaan CSI Lawyer -ohjelmistoa kahdeksan vuoden kokemuksella. Toimistossamme se koetaan käyttäjäystävälliseksi ja loogiseksi. Eräs osakkaammekin, jolle ohjelmisto ei ennestään ollut tuttu, oppi hyvin pienellä ohjeistuksella toimenpidekirjauksiin, koelaskutukseen ja laskutukseen liittyvät toiminnallisuudet”, toteaa Savia.
Yhteistyö CSI:n kanssa on toiminut hyvin ja ohjelmiston kehittymisestäkin toimistolla on hyviä kokemuksia. Propertan toivomat toiminnallisuudet ovat yleensä jo löytyneet CSI:n tuotekehityksen työlistalta. Savia arvostaa myös sitä, että uudet toiminnallisuudet tuodaan ohjelmistoon useimmiten parametrin taakse piilotettuina. Silloin ne eivät hämmennä käyttäjiä, vaan ovat otettavissa käyttöön hallitusti, jos niiden katsotaan tuovan lisäarvoa toimiston toimintamalliin.
Properta Asianajotoimisto on immateriaalioikeuksiin ja kiinteistöjuridiikkaan erikoistunut toimisto, jolla on vahva osaaminen muustakin liikejuridiikasta. Toimiston saamiin kansainvälisiin tunnustuksiin kuuluvat mm. Europe Firm to Watch 2018, Chambers Europe 2018, Chambers Global 2018 ja World Trademark Review 1000 2018 -rankkaukset.
